Jak oszczędzać czas – szybkie i skuteczne sposoby

Każdemu z nas brakuje czasu, więc nie martw się: nie jesteś wyjątkiem. Każdy z nas w ciągu doby ma do dyspozycji równe 24 godziny. Szkopuł w tym, by je dobrze wykorzystać. Wtedy możemy mówić o oszczędności czasu.

Obserwując ludzi dookoła mnie widzę, jak tracą czas. Osobiście mam lekkiego świra na punkcie optymalizacji wszystkiego, co tylko się da, dlatego boli mnie marnotrawstwo czasu.

Postanowiłem zebrać kilkanaście wskazówek, porad, sposobów, które pozwalają lepiej funkcjonować na co dzień, czyli – po prostu – oszczędzać tak cenny czas. Podaję je w kolejności przypadkowej, bez wag. Oczywiście nie jest to lista zamknięta.

Oto owe sposoby.

#1 Wszystko planuj: na papierze, na komputerze, w aplikacji, na czole, gdziekolwiek

Planowanie to podstawa. Bez niego niewiele zdziałasz. Planuj wszystko: od listy zakupów, po budowę domu. Jeśli lubisz planować na kartce papieru – rób to. Jeśli wolisz robić to na komputerze lub smartfonie, do dyspozycji masz multum aplikacji, które Ci w tym pomogą. Nawet żółte karteczki przylepne nie są najgorsze, choć prowadzą z czasem do bałaganu.

Zapamiętaj: każda minuta poświęcona na planowanie zaoszczędzi Ci przynajmniej kilka minut na lepszym wypełnieniu dnia.

#2 Skup się na rzeczach ważnych, olewaj mniej istotne

Wiele osób ma poczucie braku czasu i marnowania go, ponieważ zbyt mało skupiają się na rzeczach ważnych. Ustal priorytety i trzymaj się ich. Rób rzeczy ważne, mające dla Ciebie największą wartość. Sprawy mniej ważne daj na koniec listy – jeśli braknie na nie czasu, trudno, olej to, nic się nie stanie.

Warto zaczynać dzień od najmniej przyjemnych zadań. Gdy je wykonasz, satysfakcja doda Ci skrzydeł.

#3 Pracuj blokami czasowymi: każdy od minimum 15 minut do nawet kilku godzin

Prawdziwą zmorą naszych czasów jest robienie zbyt wielu rzeczy równocześnie, w tym samym czasie. Być może czujesz się dumny, że masz dużą podzielność uwagi i umiesz tak pracować. Wiedz jednak, że nie jest to optymalne działanie. Dlatego pracuj blokami czasowymi. Oznacza to, że bierzesz „na warsztat” jedną czynność, zadanie i robisz tylko je, ignorując wszystko pozostałe.

Przykładowo: przez 60 minut pracujesz nad artykułem na bloga. W tym czasie nie odbierasz telefonu, nie zaglądasz na Facebooka, nie rozmawiasz z nikim. Pracujesz w skupieniu nad tym jednym zadaniem.

Bloki czasowe to zdecydowanie jedna z najważniejszych technik zwiększania wydajności, a w konsekwencji – oszczędzania czasu.

#4 Optymalizuj pracę urządzeń, korzystaj z oprogramowania 

Jeśli chcesz oszczędzać czas, powinieneś odpowiednio zorganizować nie tylko przestrzeń wokół siebie, ale także sprzęt i oprogramowanie. Przykłady można mnożyć. Zaczynając od odpowiedniego układu funkcjonalnego domu / mieszkania, optymalizacji stanowiska pracy, ergonomii monitora, klawiatury i myszy, skończywszy na używaniu optymalnych programów do poszczególnych zadań.

Przykładowo: używaj dużego monitora o rozdzielczości minimum 2560 x 1080 pikseli, dzięki czemu – wyświetlając np. dwie aplikacje obok siebie jednocześnie – oszczędzisz setki klików i cenne minuty każdego dnia.

Inny przykład: zastanów się, czy darmowy program do obróbki grafiki tak naprawdę jest optymalny dla Ciebie. Może lepiej zainwestować w coś komercyjnego i pracować szybciej, co przełoży się na realne oszczędności.

#5 Deleguj, co tylko się da i co się opłaca

Przytłacza Cię lista zadań do wykonania? Nie przejmuj się – mnie także. Jednym z rozwiązań jest delegowanie. Wiem, pewnie uważasz (jak większość z nas), że sam wszystko zrobisz najlepiej. Szkopuł w tym, że:

• po pierwsze, nie zawsze zrobisz to faktycznie najlepiej;
• po drugie, nie zawsze jest sens robić coś najlepiej – czasem wystarczy po prostu dobrze czy wystarczająco.

Oducz się zatem upierdliwego perfekcjonizmu i naucz się delegować zadania. Zaczynając od prowadzenia księgowości, skończywszy na myciu bruku przed domem.

#6 Unikaj bezproduktywnego spędzania czasu 

Zastanów się, ile minut (godzin?) dziennie spędzasz bezproduktywnie. Zrób rachunek sumienia. I jak wynik? Wiem, wiem – wolisz o tym nie mówić. Ja też. Warto jednak stanąć twarzą w twarz z wrogiem i pokonać złe nawyki.

Kolejna kawa, kolejna rozmowa telefoniczna, kolejne przeglądanie YouTube’a i Facebooka, kolejne zajrzenie na Netfliksa. Nie ma w tym niczego złego! Tylko że od tego jest odpowiedni blok czasowy, poświęcany na przyjemności. A jeśli braknie Ci czasu na te sprawy, to… trudno. Nie obejrzysz dziś kolejnego odcinka „Breaking bad”. Obejrzysz innym razem, nie ucieknie.

#7 Wcześniej wstawaj i wcześniej kładź się spać, ale nie śpij zbyt długo

Sprawa jest dość prosta: warto spać około 7 godzin na dobę. Czasem może być 6, innym razem 8. Ważne, by średnia wyszła nie mniej niż 7. Jeśli sypiasz mniej, najpewniej szkodzisz sobie.

Skoro wypada spać 7 godzin w nocy, a musisz wcześnie wstawać, nie ma innej rady, jak tylko wcześniej kłaść się do wyra.

A co w sytuacji, gdy możesz sobie pozwolić na późniejsze wstawanie? Otóż większość z nas wydajniej pracuje w godzinach porannych niż po północy. Dlatego celowe jest chodzenie spać odpowiednio wcześnie, by rano wziąć się do wydajnej roboty. Z kolei zbyt długie spanie często sprawia, że brakuje nam energii w ciągu dnia.  

#8 Trzymaj porządek wokół siebie, ale nie sprzątaj obsesyjnie

Staraj się mieć w miarę wszystko na swoim miejscu. Jeśli tego nie zrobisz, będziesz często tracił czas na szukanie czegoś. Niech każdy przedmiot ma swoje stałe miejsce. Detale mają znaczenie. Przykład: walające się kiedyś po biurku bieżące faktury trzymam od jakiegoś czasu w takim segregatorze / organizerze. Nie tylko oszczędzam czas, ale i zmniejszam ryzyko zagubienia faktury i np. nie wrzucenia jej nigdy w koszta – a to już mogą być straty idące w setki złotych.

Nie popadaj jednak w przesadę w drugą stronę. Obsesyjne sprzątanie, układanie i porządkowanie jeszcze nikomu nie przyniosło niczego dobrego (poza karmieniem chorej obsesji). Ma być czysto i funkcjonalnie, ale paproch na podłodze czy kropla kawy na stole nie zabija w 3 sekundy…

#9 Bądź asertywny, ale nie bądź chamem

Często ktoś będzie chciał Cię oderwać od tego, co akurat robisz. Pracuj nad asertywnością, bo inaczej będziesz tracił codziennie czas. Bycie asertywnym nie oznacza wcale, że masz być niegrzeczny czy chamski. No chyba, że dzwoni telemarketer…

#10 Rób różne rzeczy przy okazji innych aktywności

Jest wiele czynności w ciągu dnia, gdy możesz robić więcej niż jedną rzecz jednocześnie – i przez to oszczędzać czas. Oto moje przykłady w życia wzięte:

• Robię zakupy w sklepie dla biednych (tak, w tym na „B”) i słucham podcastu na tok.fm. Smartfon mam w kieszeni, a słuchawki w uszach. Wynik: zakupy zrobione + wysłuchane wartościowe treści.
• Po pracy rytualnie pijamy z żonką kawę w wypasionych filiżankach. Gosia z reguły robi na drutach w tym czasie, a ja… opalam się, czytam coś, czytam jej, lub po prostu coś omawiamy, robimy plany.
• Jadę gdzieś autem i słucham audiobooka (choć równie często Sepultury czy Slayera). Albo wykonuję telefon do kogoś (oczywiście z słuchawkami w uszach).
• Siedzę w poczekalni u lekarza. Zawsze mam ze sobą jakieś czasopismo branżowe lub książkę. Niemal wszyscy wokół gapią się w komórkę lub w ścianę przed sobą, a ja czytam.

#11 Wyrzuć przez okno telewizor, byle nie na czyjąś głowę

Od wielu lat nie mamy w domu telewizji. Zastanów się, co daje Ci to przekleństwo. Masę reklam i negatywnych niusów. Uwielbiasz filmy? Wykup Netflix. Chcesz mieć dostęp do informacji? Od tego masz Internet.

Telewizor to złodziej czasu, jakiego świat nie widział. Reglamentacja czasu na oglądanie słabo się sprawdza. Zalecam radykalizm w tym zakresie i wywalenie dziada na śmietnik (ewentualnie zostawienie, jeśli masz konsolę do gier).

#12 Schudnij! Tak, tak – nie robię sobie jaj

Ostatnia rada wygląda z pozoru na żart. Zastanów się jednak nad jej sensem. Mówimy w tym artykule o oszczędzaniu czas. Spytaj osobę otyłą lub ze sporą nadwagą, ile czasu poświęca na: myślenie o zbędnych kilogramach, czytanie o dietach cud, szukanie odpowiednich ciuchów itp. Ale to nie wszystko. Osoba z nadwagę także wolniej się porusza – a to kolejna strata czasu.

Prowadząc aktywny tryb życia będziesz korzystał na różne sposoby. Przykład: mnóstwo spraw na mieście załatwiam rowerem. Nawet do lekarza nieraz pedałuję. Inny przykład: robię trening biegowy na 10 km i kończąc go podbiegam pod paczkomat, bo akurat coś przyszło. A do domu już idę (nie biegnę), traktując to jako wyciszenie na koniec treningu.

Wprowadź w życie opisane przez mnie rady, a zobaczysz, że w ciągu doby wykonasz więcej, jakby się rozciągnęła. Powodzenia!